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Der Kaffee ist leer, der Tee ist fad, die Kapseln passen nicht in die Maschine – und freitags um 15 Uhr diskutiert das halbe Büro über Nachschub. Kennen Sie das? Dann lohnt sich vor dem nächsten Nachkauf für Pausenraum, Teeküche und Büro einmal zehn Minuten Planung. Diese Checkliste erspart Ihnen Fehlkäufe, spart Geld pro Tasse und sorgt dafür, dass vom Vollautomaten-Trinker bis zum Kakao-Fan alle versorgt sind.
Für wen ist diese Checkliste? Für alle, die im Büro, in der Praxis, im Studio oder im Homeoffice-Shared-Space Kaffee, Tee und Kakao einkaufen – vom Azubi mit Einkaufszettel bis zur Office-Managerin mit Monatsbudget. Stand: 9. September 2026.
Bevor Sie Bohnen vergleichen: Zählen Sie eine normale Woche. Die Faustformel aus der Praxis:
Heißt konkret: Ein 10er-Team kommt mit rund 1 kg Bohnen pro Woche gut hin. Wer nur 3–4 Leute ist, fährt mit 500-g-Beuteln oder Pads frischer. Rechnen Sie zusätzlich 20 % Tee- und Kakao-Trinker ein – in fast jedem Team trinkt mindestens eine Person keinen Kaffee.
Der häufigste Fehlkauf: tolle Bohne, falsches System. Gehen Sie einmal zum Schrank und prüfen Sie:
Tipp für Misch-Büros: Kombinieren Sie. Große Bohnenpackung für den Vollautomaten als Basis + eine Schublade Instant, Pads und Kapseln für Gäste, Spätdienst und entkoffeiniert am Nachmittag. So bleibt niemand auf dem Trockenen, wenn die Bohnen mal alle sind.
Im Büro gewinnt nicht der ausgefallenste, sondern der verträglichste Kaffee. Fragen Sie sich: Wird meist schwarz getrunken oder mit Milch?
Checkfrage vor dem Kauf: Ist die Röstung als säurearm / schonend geröstet beschrieben? Gerade bei mehreren Tassen am Tag ist das wichtiger als jedes Aromaversprechen. Und wenn Ihnen Bio und Fairtrade wichtig sind, legen Sie das als Filter fest – dann bleiben nur noch 2–3 Kandidaten übrig, statt 20.
Viele Büros kaufen nur EINE Sorte – und wundern sich über Reste. Besser: Zwei Bohnen + eine entkoffeinierte Lösung. So decken Sie 95 % der Wünsche ab:
Nicht jede Teeküche hat einen Vollautomaten. Und selbst wenn: Für Empfang, Besprechungsraum und Homeoffice-Tage sind portionierte Systeme Gold wert.
Checkliste System-Ergänzung:
Merksatz: Eine Packung Portionskaffee als Backup verhindert die peinlichsten Pausenmomente – wenn Bohnen leer oder Mühle verstopft sind.
In jedem Büro gibt es Tee-Trinker, und im Sommer will niemand um 15 Uhr noch heißen Filter. Planen Sie pro Einkauf mindestens zwei Teesorten (eine belebende, eine ruhige) + eine kalte Variante ein.
Faustregel: 1 Teetrinker = ca. 2 Beutel pro Tag. Eine 25er-Packung reicht also pro Person rund zwei Wochen. Kaufen Sie lieber zwei kleine Sorten als eine Großpackung, die nach drei Wochen abgestanden schmeckt.
Azubis, Praktikanten, Gäste mit Kindern, Kollegen, die einfach keinen Kaffee mögen – sie freuen sich über Kakao mehr als über die vierte Espresso-Sorte. Und Kakao ist im Einkauf unschlagbar günstig.
Checkfrage: Haben wir Milch / Haferdrink und saubere Gläser da? Das beste Pulver nützt nichts ohne kalte Milch im Kühlschrank. Einmal Haferdrink dazu stellen – und Veganer sind ebenfalls versorgt.
Ein Beispiel vom 9. September 2026: 1 kg Vollautomaten-Bohne für rund 23–30 Euro klingt teuer, ergibt aber bei 8 g pro Tasse rund 125 Tassen – also 18 bis 24 Cent pro Tasse ohne Milch und Strom. Pads und Kapseln liegen bei 25 bis 42 Cent pro Portion, dafür ohne Mahlverlust und ohne Reste. Instant-Kakao liegt mit eigener Milch noch darunter. Für Büros heißt das: Basis als Kilo-Bohne, Spezialwünsche als Portion. So bleibt das Monatsbudget stabil.
Einigen Sie sich im Team auf einen Standard und schreiben Sie ihn auf die Einkaufsliste: Bio? Fairtrade? Rainforest Alliance? Beispiele aus diesem Shop: Mount Hagen ist komplett bio & fair, J. Hornig Bio Fairtrade trägt beide Siegel, Dallmayr setzt auf schonende Trommelröstung und Hochland-Arabica. Wer das einmal festlegt, diskutiert nicht bei jeder Bestellung neu.
Wenn Sie heute zum ersten Mal nach dieser Checkliste bestellen, legen Sie so in den Warenkorb:
Damit ist ein 5–10-Personen-Büro für 2–3 Wochen komplett versorgt – ohne Notlauf zum Supermarkt, ohne übervolle Schränke. Haken Sie die Liste einmal im Monat ab, zählen Sie kurz den Bestand, und die Pause läuft von allein. Und das ist ja der Sinn einer guten Pause: einschenken, durchatmen, weitermachen.
